W poprzednim artykule wskazałam Państwu na ogólne obowiązki, które nakłada dyrektywa na przedsiębiorców. Natomiast przepisy dyrektywy wprowadzają nowe pojęcia, którymi osoby zajmujące się ochroną sygnalistów w ramach struktur przedsiębiorstw będą się posługiwać. Ponadto, istotne jest wyjaśnienie jakie są warunki objęcia ochroną osób dokonujących zgłoszenia.
Dyrektywa wielokrotnie w swojej treści posługuje się pojęciem naruszenia. Przez to pojęcie unijny prawodawca rozumie działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem i dotyczą aktów Unii i dziedzin objętych zakresem przedmiotowym, o którym mowa w art. 2 dyrektywy lub jest sprzeczne z przedmiotem lub celem przepisów zawartych w aktach Unii i dziedzinach objętych zakresem przedmiotowym, o którym mowa w art. 2 dyrektywy. Dlatego oceny zgłoszenia należy dokonywać pod kątem nie tylko pojęcia naruszenia, ale również na zakres regulacji prawnych, które wymienia dyrektywa. Przepisy określają także czym są informacje na temat naruszeń. Oznaczają one informacje, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałych lub potencjalnych naruszeń, do których doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą osoba dokonująca zgłoszenia utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy, lub dotyczące prób ukrycia takich naruszeń. Oznacza to, że wiadomości, które będzie przekazywał sygnalista muszą wypełniać znamiona uzasadnionego podejrzenia (czyli nie powinny się sprowadzać do kategorii plotek, zasłyszanych, ale nie potwierdzonych informacji), że doszło do zdarzenia naruszającego prawo Unii.
Dyrektywa definiuje zgłoszenie jako ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszenia, zaś zgłoszenie wewnętrzne to ustne bądź pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń w obrębie podmiotu prywatnego w sektorze prywatnym lub publicznym. Zgłaszanie nieprawidłowości ustnie wydaje się nie być do końca zgodne z zasadą anonimowości, która może być głównym argumentem przemawiającym za dokonywaniem takich zgłoszeń. Z tym zagadnieniem wiąże się pojęcie ujawnienia publicznego, które oznacza podania do wiadomości publicznej informacji na temat naruszeń. Niemniej istotne jest zrozumienie czym jest kontekst związany z pracą, który oznacza lub przyszłe działania związane z pracą w sektorze publicznym lub prywatnym, w ramach których niezależnie od charakteru tych działań osoby uzyskują informacje na temat naruszeń i mogłoby doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji. Należy odróżnić wskazane w dyrektywie działania odwetowe od działań następczych. Działania odwetowe to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie mające miejsce w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym lub zewnętrznym lub ujawnieniem publicznym i które wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę dla osoby dokonującej zgłoszenia, natomiast działaniem następczym określa się działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia lub właściwy organ w celu prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosowanych przypadkach, w celu zaradzeniu naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury. Te dwie kategorie działań stanowią w zasadzie swoje przeciwieństwo. Działania odwetowe są negatywnie oceniane przez prawodawcę, a przepisy dyrektywy mają chronić sygnalistę przed takimi właśnie działaniami. Zaś działania następcze określają szereg czynności, które należy podjąć, aby wyjaśnić wątpliwości związane z dokonanym zgłoszeniem.
Z tym związane są informacje zwrotne, które oznaczają przekazanie osobie dokonującej zgłoszenia informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i na temat powodów tych działań następczych. Istotna jest też kwestia właściwego organu, który oznacza organ krajowy wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń zgodnie z rozdziałem III i przekazywania informacji zwrotnych osobie dokonującej zgłoszenia lub wyznaczony do wykonywania obowiązków przewidzianych w dyrektywie, zwłaszcza w odniesieniu do działań następczych. Wymienione pojęcia będą systematyzować działania podejmowane w ramach wypełniania obowiązków związanych z dyrektywą.
Przytaczając definicje, które wprowadza dyrektywa, celowo wyodrębniłam definicje dotyczące osób dokonujących zgłoszeń. Te pojęcia warto omawiać łącznie z warunkami objęcia ich ochroną przed konsekwencjami dokonanych zgłoszeń.
Dyrektywa wyróżnia:
a) osobę, dokonującą zgłoszenia – to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą;
b) osobę, pomagającą w dokonaniu zgłoszeniu – czyli osobę fizyczną, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
c) osobę, której dotyczy zgłoszenie – określa to osobę fizyczną lub prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub z którą osoba ta jest powiązana.
Osoby dokonujące zgłoszeń, jak też pomagające w tym powinny podlegać ochronie. Jednak nie może ona wynikać wyłącznie z faktu dokonania zgłoszenia, ale powinna opierać się na uzasadnionych podstawach. Takie spojrzenie przedstawia dyrektywa, która uzależnia przyznanie ochrony sygnaliście, pod warunkiem, że:
- miał on uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacje takie są objęte zakresem stosowania niniejszej dyrektywy; oraz
- dokonał zgłoszenia wewnętrznego albo zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.
Niezależnie od sposobu ujawnienia potencjalnych naruszeń, takie osoby podlegają stosownej ochronie. Zapewnienie ochrony prawnej sygnalistom jest szczególnie ważne, ponieważ takie osoby dość często posiadają wiedzę na temat rzeczywistych naruszeń prawa, które mogą wpływać na sytuację w danym przedsiębiorstwie. Ujawnienie tych wątpliwości może prowadzić do zaprzestania łamania prawa i poprawić sytuację nie tylko wewnątrz danej organizacji, ale także w jej otoczeniu.